Min kæreste spurgte den anden dag, om jeg ville med på forlænget weekend her i oktober. ”Det kan jeg desværre ikke, min kalender er fuld”, svarede jeg med ærgrelse i stemmen.
”Så køb en ny!” – var hans respons. Det gode råd er hermed givet videre…

Tiden er gået stærkt, og du er kommet bagud… Kender du det? Det er jo dejligt at glemme tid og sted, men det at være bagud er ofte ubehageligt og kan gøre dig stresset.

Denne gang handler det om planlægning, fordi planlægning giver overblik og tryghed – og dét modvirker stress.

Vi har fået forfatter og ekspert i planlægning og tidsstyring, Trine Kolding, til at give 3 gode tip til, hvad du kan gøre. Se evt. mere på http://trinekolding.dk/.

Her er hvad hun siger.

Planlægning betaler sig

Hvis du vil have noget gjort, så sæt tid af til det! Så kort kan det siges om planlægning. Imidlertid rummer planlægning en del faldgruber. Og ofte er det netop planlægningen, vi nedprioriterer, når vi har travlt.

Typiske indvendinger mod planlægning er, at det tager lang tid, og at den sjældent holder, fordi vi bliver afbrudt. Men talrige undersøgelser viser, at jo længere planlægningstid, jo kortere produktionstid, og jo lavere fejlprocent. Planlægning betaler sig altså.

3 tip – der hjælper dig godt på vej

1. Vær tidsrealist

Ting tager tid. Mennesker tager tid. Du kan lige så godt indse det. Jo før du indser det , jo mere realistisk bliver din planlægning. Den nemmeste måde at finde ud af, om du er tidsoptimist eller realist:

Lav en to do-liste for i dag eller i morgen. Estimér hvert enkelt punkt på listen: Hvor lang tid tror du, det vil tage dig? Følg op i løbet af dagen: Hvor lang tid tog det reelt? Nu har du et rigtig godt udgangspunkt for at lægge planer, der rent faktisk også holder.

2. Husk den uplanlagte tid

Omfattende tidsstudier viser, at en der arbejder på kontor i gennemsnit skal kalkulere med 40 % uplanlagt tid. Hver dag! Det er næsten en halv arbejdsdag, der går med afbrydelser og andre ting, vi ikke havde planlagt. Så hvis du ikke kalkulerer med denne faktor, er dine planer simpelthen urealistiske fra starten.

3. Sammenhængende tid

Hver gang du bliver afbrudt eller forsøger at multitaske, mister du værdifuld tid. Det tager op til 20 minutter (!) at komme tilbage i samme fordybelse, når du er blevet afbrudt (eller har afbrudt dig selv) i det du var i gang med. Vi spilder altså meget tid og udtrætter også os selv, når vi afbrydes og flakser mellem opgaver.

Find ud af hvordan og hvornår du kan skabe noget sammenhængende tid til opgaver, der kræver fokus og fordybelse. De fleste er mest friske om morgnen, så måske du kan lave opgaverne der. Det kan også være du skal have et lille skilt ved dit bord med ”vil ikke forstyrres”, som du kan sætte frem indimellem. Evnen til at koncentrere sig kræver træning og vedligehold. Så betragt den sammenhængende tid som ’nødvendig hjernetræning’.